Les concentrations de véhicules terrestres à moteur se déroulant sur les voies ouvertes à  la circulation publique sont soumises à déclaration lorsqu’elles comptent moins de 200 véhicules automobiles ou moins de 400 véhicules à moteur de deux à quatre roues, y compris les véhicules d’accompagnement.
         
Au-delà, elles sont soumises à autorisation.       

pièces à fournir :       

Manifestation soumise à  déclaration :
         
- demande précisant la date, les horaires et les modalités d’organisation de la concentration de véhicules à moteur,
- plan des voies empruntées sur lequel figurent les points de rassemblement,
- nombre maximal de véhicules qui participent à cette concentration ainsi que le nombre de véhicules d’accompagnement,
-  recensement des dispositions assurant la sécurité et la protection des participants et des tiers,
- attestation de police d’assurance souscrite par l’organisateur.        
         
Manifestation soumise à autorisation :
         
- demande sur papier à en-tête de l’association organisatrice, précisant les dates, horaires, modalités d’organisation de la concentration,
- plan détaillé des voies et parcours empruntés et plan de masse dès lors qu’il s’agit d’une manifestation se déroulant sur un circuit,
- nombre maximal et catégories de véhicules qui participent à cette manifestation,
- règlement particulier de l’épreuve,
- nombre maximal de spectateurs attendus à cette manifestation,
- recensement des dispositions, prévues par l’organisateur pour assurer la sécurité et la protection des participants, et des spectateurs ainsi que les mesures prises pour garantir la tranquillité publique pendant la durée de la manifestation,
- nom et qualité des personnes désignées comme « organisateur technique » chargées de s’assurer que les règles techniques et de sécurité prescrites par l’autorité administrative, après avis de la commission départementale de sécurité routière, sont respectées,
- attestation de police d’assurance qui couvre la responsabilité civile de l’organisateur, celle des participants et de toute personne nommément désignée qui prête son concours à l’organisation de cette manifestation.
- engagement de prendre en charge :
- les frais de service d’ordre mis en place  pour assurer la sécurité des spectateurs et de la circulation lors du déroulement de la concentration ou de la manifestation,
-  la remise en état des voies ouverte à la circulation et leurs dépendances dont il a obtenu l’usage privatif à l’occasion de la concentration ou de la manifestation.
                  

L’organisateur d’une concentration de véhicules à moteur est tenu de transmettre, en trois exemplaires, un dossier complet :
         
- au plus tard deux mois avant la date de la manifestation pour les concentrations soumises à déclaration
- au plus tard  trois mois avant la date de la manifestation pour les concentrations soumises à autorisation.

Ce dossier complet est adressé,
         
- à la préfecture, lorsque la manifestation concerne une ou plusieurs communes de
l’arrondissement de Périgueux, des communes situées dans deux arrondissements différents,
Bureau des usagers de la route
Tél. 05.53.02.25.31 ou 05.53.02.25.32 - Télécopie 05.53.02.26.18

- à la sous préfecture, lorsque la manifestation concerne exclusivement des
communes situées dans ce seul arrondissement,
(Bergerac : Tél. : 05.53.61.53.00 – Télécopie : 05.53.58.36.80)
(Sarlat : Tél. : 05.53.31.41.00 – Télécopie : 05.53.28.53.69)
(Nontron : Tél. : 05.53.60.83.60 – Télécopie : 05.53.60.83.64)

- à chaque préfet de département traversé.

 instruction du dossier :

Pour les concentrations de véhicules à moteur soumises à déclaration, un accusé de réception est adressé à l’organisateur et une copie du dossier déposé est diffusée aux services concernés (gendarmerie, police, direction départementale de l’équipement, direction départementale de la jeunesse et des sports, direction des routes et du patrimoine paysagers).

Pour celles qui sont soumises à autorisation, l’autorisation est délivrée sous forme d’arrêté après avis des maires des communes concernées et des services intéressés par les questions de circulation et de sécurité indiqués ci-dessus.

La commission départementale de sécurité routière est également consultée.